Gestión documental

Gestión documental

 

Plan Institucional de Archivos

La gestión documental de la Superservicios fortalecerá y actualizara sus lineamientos para que los documentos de archivo, independientemente de su soporte, sirvan de base para la toma de decisiones y como mecanismo de prueba del desarrollo de los objetivos de la organización. 

Archivo PDFConsulte Plan Institucional de Archivos

 

 

Centro de documentación

 

 

Cuadro de clasificación documental

El Cuadro de Clasificación Documental de la superintendencia refleja la jerarquización dada a la documentación producida por la entidad. El documento registra las secciones, subsecciones, las series y subseries documentales, atendiendo la estructura orgánica actual.

Archivo PDFConsulte Cuadro de Clasificación Documental SSPD 

Tabla de retención documental 

Las Tablas de Retención Documental de la superintendencia fueron convalidadas por el Archivo General de la Nación, después de surtir todos los trámites descritos en el Acuerdo 004 de 2019.

El Archivo General de la Nación expide a la entidad el respectivo certificado de convalidación con fecha de 18 de julio de 2019 y la superintendencia adopta las Tablas de Retención Documental mediante Resolución No.20191000029165 del 16 de agosto de 2019.

A continuación, se presentan las TRD convalidadas y adoptadas por la Entidad.

Archivo PDFConsulte Tablas de retención Documental
Archivo PDFConsulte certificado de convalidación
Archivo PDFConsulte Resolución SSPD - 20165200011615 - Tablas de Valoración Documental
Archivo PDFConsulte Resolución de adopción TRD 
Archivo PDFActa de eliminación de documentos 

Tabla de Valoración Documental 

Con el fin de dar cumplimiento al Acuerdo No. 002 de 2004 “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”, Acuerdo 04 de 2013, "Por el cual se reglamentan parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental" y Decreto 1080 de 2015, la superintendencia elaboró las Tablas de Valoración Documental, instrumento que permite el control de la información, promueve la organización técnica del fondo documental acumulado para garantizar la conservación de los documentos de valor histórico de la Superservicios y su respectiva consulta.

La Tabla de Valoración Documental de la superintendencia fue convalidada por el Archivo General de la Nacional en marzo de 2016.

Archivo PDFConsulte Tabla de Valoración Documental    
Archivo PDFConsulte Certificación de Convalidación Tablas de Valoración Documental - Archivo General de la Nación

Acta eliminación de documentos

De acuerdo a la aplicación de las Tablas de Valoración Documental para la entidad, siguiendo los procesos archivísticos y en este caso el de eliminación de los documentos que cumplieron con su tiempo, se presenta el listado de las unidades documentales identificadas, según lo aprobado en el acta del 3 de abril de 2018

Archivo PDFConsulte Propuesta Eliminación
Archivo PDFConsulte Acta Comité

Documentos relacionados

Archivo PDFTabla de Valoración Documental - Tomo 1
Archivo PDFTabla de Valoración Documental - Tomo 2
Archivo PDFTabla de Valoración Documental - Tomo 3
Archivo PDFTablas de Valoración Documental

Programa de gestión documental

El Programa de Gestión Documental de la superintendencia es el instrumento a través del cual se busca fortalecer la gestión documental, a través de estrategias claras, precisas y medibles, a corto, mediano y largo plazo, que garanticen la seguridad, conservación y preservación de la información, del patrimonio documental de la entidad y su acceso al ciudadano.

Archivo PDFConsulte Programa de Gestión Documental
Archivo PDFConsulte Resolución No. 20201000019425 Adopción del Programa de Gestión Documental – PGD, como instrumento archivístico de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

Sistema Integrado de Conservación - SIC

El Sistema Integrado de Conservación - SIC de la superintendencia hace parte de las herramientas técnicas y estratégicas cuyo fin es implementar las acciones de conservación y preservación de la memoria institucional a corto, mediano y largo plazo, con fundamento en los parámetros establecidos en la Ley 594 del 2000, el Decreto 1080 del 2015 y el Acuerdo 006 del 2014 del Archivo General de la Nación (AGN).

Archivo PDFPlan de Conservación Documental del Sistema Integrado de Conservación
Archivo PDFConsulte Resolución No. 20221000856695 - Por la cual se deroga, adopta y actualiza el Plan de Conservación Documental del
Sistema Integrado de Conservación de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

Archivo PDFPlan de preservación digital a largo plazo del sistema integrado de conservación
Archivo PDFResolución No. 20211000818445 - Por la cual se actualiza y se implementa el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo del Sistema Integrado de Conservación de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

Banco terminológico

El literal g) del artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015 señala que los bancos terminológicos son uno de los instrumentos archivísticos sobre los cuales las entidades públicas desarrollarán la gestión documental. La Superservicios presenta la primera versión del Banco Terminológico que busca la normalización de las series y subseries establecidas en la Tabla de Retención Documental de la entidad.

Archivo PDFConsulte Banco Terminológico

Tabla control de acceso

En cumplimiento del literal i) del articulo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015, la Superservicios publica la primera versión de la Tabla de Control de Acceso de la entidad para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos.

Archivo PDFConsulte Tabla Control de Acceso

Documentos  reservados y clasificados

Dando cumplimiento al artículo 20 de la Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia”, la superintendencia publica el índice de información calificada como clasificada o reservada.

Consulte aquí el Archivo PDFÍndice de Información Clasificada o Reservada

- Información clasificada: Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014.

- Información reservada:  Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014.   

 
 

Fecha última de actualización: 04 de diciembre de 2022
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