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Gestión documental

Gestión documental
Plan Institucional de Archivos

La gestión documental de la Superservicios fortalecerá y actualizara sus lineamientos para que los documentos de archivo, independientemente de su soporte, sirvan de base para la toma de decisiones y como mecanismo de prueba del desarrollo de los objetivos de la organización. 

Consulte Plan Institucional de Archivos

Tabla de retención documental de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

Las Tablas de Retención Documental de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios fueron convalidadas por el Archivo General de la Nación, después de surtir todos los trámites descritos en el Acuerdo 004 de 2019.

El Archivo General de la Nación expide a la Entidad el respectivo certificado de convalidación con fecha de 18 de Julio de 2019 y la Superintendencia de Servicios Públicos adopta las Tablas de Retención Documental mediante Resolución No.20191000029165 de fecha 16 de agosto de 2019.

A continuación, se presentan las TRD convalidadas y adoptadas por la Entidad.

Tabla de Valoración Documental de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

Con el fin de dar cumplimiento al Acuerdo No. 002 de 2004 “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”, Acuerdo 04 de 2013, "Por el cual se Reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental" y Decreto 1080 de 2015, la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios elaboró las Tablas de Valoración Documental, instrumento que permite el control de la información, promueve la organización técnica del fondo documental acumulado para garantizar la conservación de los documentos de valor histórico de la Superservicios y su respectiva consulta.

La Tabla de Valoración Documental de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios fue convalidada por el Archivo General de la Nacional en marzo de 2016.

Consulte Tabla de Valoración Documental

Consulte Certificación de Convalidación Tablas de Valoración Documental - Archivo General de la Nación

  • Acta eliminación de documentos

De acuerdo a la aplicación de las Tablas de Valoración Documental para la entidad, siguiendo los procesos archivísticos y en este caso el de eliminación de los documentos que cumplieron con su tiempo, se presenta el listado de las unidades documentales identificadas, según lo aprobado en el acta del 3 de abril de 2018

Consulte Propuesta Eliminación

Consulte Acta Comité

  •  Documentos relacionados

Tabla de Valoración Documental - Tomo 1

Tabla de Valoración Documental - Tomo 2

Tabla de Valoración Documental - Tomo 3

Tablas de Valoración Documental

Programa de gestión documental

El Programa de Gestión Documental de la Superservicios es un instrumento a través del cual se busca fortalecer la Gestión Documental  en la entidad, a través de estrategias claras, precisas y medibles, a corto, mediano y largo plazo, que garanticen la seguridad, conservación y preservación de la información, del patrimonio documental de la entidad y su acceso al ciudadano.

 Consulte Programa de Gestión Documental

 Consulte Resolución No. 20201000019425 Adopción del Programa de Gestión Documental – PGD, como instrumento archivístico de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

 Plan de Conservación Documental del Sistema Integrado de Conservación

 Consulte Resolución No. 20201000024245 Adopción del Sistema Integrado de Conservación – SIC, junto con su Plan de Conservación Documental, como instrumento archivístico de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

 Plan de preservación digital a largo plazo del sistema integrado de conservación

 Consulte Resolución No. 20201000034675  Adopción del Plan de Preservación Digital a largo  plazo del Sistema Integrado de Conservación - SIC, como instrumeto archivistico de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

Documentos  reservados y clasificados

Dando cumplimiento al artículo 20 de la Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia”, la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios publica el índice de información calificada como clasificada o reservada.

Descargue aquí Índice de Información Clasificada o Reservada

Información Clasificada: Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014

Información Reservada:  Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014.   

Cuadro de clasificación documental

El Cuadro de Clasificación Documental de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, refleja mediante un esquema la jerarquización dada a la documentación producida por la entidad y en el que se registran las secciones, subsecciones, las series y subseries documentales, atendiendo a la estructura orgánica actual.

Consulte Cuadro de Clasificación Documental SSPD 

Banco Terminológico

El literal g) del artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015 señala que los bancos terminológicos son uno de los  intrumentos archivísticos sobre los cuales las entidades públicas desarrollarán la gestión documental, por lo anterior la Superservicios presenta la primera versión del Banco Terminológico, como instrumento a través del cual se busca la normalización de las series y subseries establecidas en la Tabla de Retención Documental de la entidad.

Consulte Banco Terminológico

Tabla control de acceso

En cumplimiento del literal i) del articulo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015 la Superservicios publica la primera versión de la Tabla de Control de Acceso de la entidad para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos.

Consulte Tabla Control de Acceso

Modelo de requisitos de gestión de documentos electrónicos de archivo.

El Modelo de requisitos de gestión de documentos electrónicos de archivo  de la Superservicios, es un instrumento de planeación, el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos, se publica en cumplimiento del literal f) del artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015.

Consulte Modelo de Requisitos Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo