3.15. Clasificación de los radicados según la tabla de retención documental (TRD)

De acuerdo a la ley 524 de 2000 establecido por el Archivo General de la Nación, indica que: "Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos."

La elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental es una labor que como la norma lo indica, todas las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas deben llevar a cabo y que se recomienda implementar también en cualquier otra organización sin importar su naturaleza orgánica-funcional.

En nuestro Sistema de Gestión Documental - ORFEO, se realiza la aplicación de las tablas de retención documental asignando la respectiva identificación a cada radicado generado en el sistema, teniendo en cuenta la Serie, Subserie y Tipo documental al que pertenece y de esta manera poder ser clasificado en el área de archivo.

El área de archivo es el encargado de asignar las series, subseries y tipos documentales a cada dependencia en el sistema ORFEO, de acuerdo con la función que realiza cada una de ellas, para que los usuarios del sistema pueda clasificar sus documentos.

Todos los radicados que se generen dentro del sistema, sin importar el tipo de radicación, deberán ser clasificados en su Tabla de Retención Documental respectiva, si esta operación no es realizada, no se podrá dar como finalizado un documento, es decir no se podrá Archivar.

Para la clasificación de un documento se debe:

1. Seleccionar la carpeta donde se encuentra el radicado que será clasificado:

2. Ingresar al radicado por la fecha de radicación:

3. El sistema se ubica en la pestaña de Información General, que es donde se encuentra el link para ingresar a TRD:

4. Dar click en el botón TRD (...) :

5. El sistema despliega una nueva ventana donde se visualizara la serie, subserie y tipo documental que puede utilizar dicha dependencia.

6. Seleccionar de acuerdo al documento en que está trabajando los datos correspondientes a la TRD. A medida que se va seleccionando la serie, se despliegan las subseries que se encuentran asignadas y los tipos documentales con los que se pueden identificar el documento.

Se debe tener en cuenta que el tipo de documento se encuentra ligado al tipo de radicación, es decir, existen tipos documentales que se restringen únicamente a un tipo de radicación como por ejemplo, el tipo documental "Derecho de Petición de consulta", es un documento que ingresa a la entidad, por lo tanto solamente se podrá clasificar en los radicados que sean de entrada (-2).

7. Dar click en el botón "Insertar"

8. El sistema realiza la actualización del documento, indicando su respectiva clasificación, código (dependencia + cod. serie + cod. subserie), nombre de la serie, nombre de la subserie, tipo de documento, dependencia, acción

Nota: Si se creó una clasificación que no era, se puede dar click en el link "Borrar", que se encuentra debajo de la acción y se vuelve a crear.

Un documento solamente puede ser clasificado una vez por la dependencia, pero se puede clasificar varias veces en dependencias diferentes de acuerdo a la función que realice cada una, respecto al trámite dado.

9. Dar click en el botón "Cerrar"

10. El sistema realiza la actualización indicando la tipificación realizada por el usuario. Esta se puede observar en la pestaña de Información general, y se guarda el registro histórico indicando el nombre del usuario que realizó la tipificación.

Clasificación de los radicados anexos en la respectiva tabla de retención documental

Los radicados que son generados a partir de la pestaña de documentos, tambien deben ser clasificados en la Tabla de Retención documental respectiva.

Para clasificar estos documentos se debe:

1. Ingresar a la pestaña de documentos donde se encuentra el(los) radicado(s) generados:

2. Dar click en el link "Tipificar" que aparece en la columna de "ACCION"

3. El sistema despliega la ventana donde se visualizara la serie, subserie y tipo documental que puede utilizar dicha dependencia.

4. En este momento se realizan los mismos pasos para realizar una tipificación normal seleccionando serie, subserie y tipo documental.

5. El sistema realiza la actualización del documento, indicando su respectiva clasificación, código (dependencia + cod. serie + cod. subserie), nombre de la serie, nombre de la subserie, tipo de documento, dependencia, acción.

6. Dar click en el botón "Cerrar" y el sistema se ubica nuevamente en la pestaña documentos marcando en la Columna "TRD" una letra "S" indicando que el documento se encuentra tipificado.

NOTA: Todos los radicados generados en la pestaña de documentos deberán estar Clasificados en su "TRD" para poder dar finalizado un trámite, de lo contrario al intentar archivar o reasignar el radicado el sistema enviará un mensaje indicando: