2.3. Estructura General de Carpetas
Administración: Módulo a través del cual un usuario con permiso especial maneja la información requerida para alimentar los datos de usuarios y perfiles, dependencias, carpetas, envío de correspondencia, tipos documentales, servicios, tipos de radicación, países, departamentos, municipios, tarifas y contactos.
Envios: Este es el proceso final correspondiente al envío de los documentos de salida que son entregados a las diferentes agencias de correo para su reparto. Este perfil lo tienen los funcionarios del grupo de correspondencia que tengan este permiso.
Modificacion: Cuando se requiere modificar la información del documento inicial porque faltan datos o están errados y estos se requieren para realizar la radicación de salida. Esta opción es asignada por permisos a los usuarios establecidos.
Imprimir: Luego de imprimir el documento físico, en el sistema se debe marcar el radicado de salida (carta) como impreso. De esta manera ya se encuentra listo el documento físico para ser entregado en Correspondencia y efectuar el respectivo envío.
Annulación: Cuando existe un número de radicado que se ha generado en el sistema y este se debe anular por alguna razón como duplicidad del documento (dos radicados generados para una misma carta), o el radicado ya no se va a enviar a su destino, se debe realizar el proceso de anulación mediante el sistema.
Tablas de retención Documental: Módulo creado para la administración de la información manejada por el Grupo de Biblioteca y Archivo, de la creación y modificaciones de las series, subseries y tipos documentales de cada una de las dependencias de la Entidad.
Consultas: Este módulo permite ubicar de acuerdo a unos parámetros seleccionados un radicado o radicados que concuerden con dicha solicitud de búsqueda.
Archivo: Se reflejan los documentos a los cuales se les a creado o asignado expediente.
Dev Correo: Documentos radicados de salida, devueltos por la Agencia de correo por diferentes inconsistencias en la entrega de las comunicaciones.