4.5. Manual de instalación Orfeoscan (Digitalizador)
Este procedimiento permite instalar el programa de digitalización que conecta los documentos radicados en el sistema Orfeo con su imagen respectiva
Alcance
Se pueden digitalizar documentos y relacionar las imágenes a los radicados de:
Entrada (-2)
Salida (-1)
Resoluciones (-5)
Memorandos Internos (-3)
Documentos anexos a radicados (Proceso de contratos)
La impresión del sticker, además del número de radicado, datos de fecha de radicación y remitente, será con el respectivo código de barras.
Procedimiento
Para la instalación del modulo de digitalización se deben realizar los pasos que serán descritos a continuación.
1. Instalación del cliente Oracle en la estación de trabajo del usuario
Este procedimiento es necesario para que el aplicativo de digitalización se pueda conectar con la base de datos del sistema de de Gestión documental ORFEO.
Para esto es necesario crear una unidad de red hacia el recurso compartido del servidor donde se encuentra el software de instalación.
Estos pasos se debe realizar en la máquina cliente conectado con la cuenta de Usuario Administrador del dominio y con permisos al recurso compartido descrito a continuación.
Nombre del servidor: APOLO Ruta donde se encuentra el software: \\apolo\Instaladores\CDsOracle Crear una unidad de red a la ruta indicada
1. Instalación de productos Oracle
Desde la unidad de red creada al recurso compartido ejecutar el archivo setup.exe de la carpeta Instalador Universal.
A continuación se inicia el proceso de instalación en la cual se ingresan los siguientes datos:
Seleccionar Oracle Installer 3.3.1.1 OC y dar clic en Install.
Una vez se ha instalado el producto aparece en la pantalla derecha de la pantalla.
Seleccionar Oracle Installer 3.3.1.1 OC y dar clic en Install.
Una vez se ha instalado el producto aparece en la pantalla derecha de la pantalla.
Posteriormente seleccione en From..,
El archivo nt.prd desde la siguiente ruta:
E instale los siguientes productos:
Oracle Net 8 Client 8.0.5.0.0
Required support files 8.0.5.1.0
System support files 6.0.5.5.0
Tools Utilities 6.0.5.5.0
Responda OK al siguiente mensaje:
2. Configuración de la conexión hacia la base de datos
Ubíquese en el directorio de instalación del cliente Oracle (C:\orant). A la carpeta orant en la pestaña Seguridad Agregar Usuarios autenticados y dar todos los permisos.
Crear o verificar que exista la cadena de conexión mostrada a continuación de este párrafo direccionada a la base de datos del sistema Orfeo. Esta cadena se encuentra en el archivo TNSNAMES.ORA Esta configuración es requerida para luego configurar en el canal de comunicación ODBC.
3. Creación y configuración del canal de comunicación ODBC
Se debe crear un canal ODBC (DNS de Sistema) llamado "ORFEO", con el controlador MICROSOFT ODBC FOR ORACLE de la siguiente manera:
Ingresando por el panel de control, herramientas administrativas.
Orígenes de datos (ODBC)
Ingresar por la pestaña DNS de sistema, se da Agregar...
Se crea un nuevo origen de datos seleccionando Microsoft ODBC for Oracle.
Luego de oprimir el botón finalizar, configure el canal de la siguiente manera:
Nombre del origen de datos: ORFEO
Descripción: DIGITALIZACION
Nombre del usuario: DIGIORFEO
Servidor: ORFEO
4. Creación del directorio de trabajo local
Copiar del recurso compartido \\apolo\orfeo\orfeoScan la carpeta IMGSSPD. Pegarla en la unidad C:\ ó D:\ (Puede ser la que tenga más espacio de almacenamiento).
Para la digitalización de documentos, dentro de este directorio existen carpetas que contienen el año, el código de dependencia que realiza la digitalización. Por ejemplo C:\IMGSSPD\2005\529.
De igual forma en este directorio se encuentran el archivo conf.ini, el config.orf (este se encuentra en el recurso compartido de apolo, en este caso se deja una copia local como contingencia en caso de caída del servidor), archivos .tif necesarios para el correcto funcionamiento del digitalizador (generación de sticker virtual para radicación de fax), contiene el ejecutable del digitalizador (última versión disponible OrfeoScan38.jai.exe).
En este directorio se irán guardando las imágenes temporales antes de ser enviadas al servidor. Estas imágenes se deben ir borrando periódicamente para no saturar el equipo de información inservible.
5. Instalación del software de digitalización ORFEOSCAN
Realizar la instalación desde la ruta \\apolo\OFICINA_INFORMATICA\Public\DIGITALIZA\Inst-Orfeoscan3.8
Ejecutar el archivo Setup.exe para comenzar el proceso de instalación del Digitalizador.
Clic en Aceptar.
Clic en el botón para instalar el Software.
Si al momento de la instalación muestra los siguientes mensajes dar clic en Sí para conservar el archivo y continuar con la instalación.
Cuando se genere el mensaje de alerta por el archivo imgedit.ocx se da clic en omitir para continuar con la instalación normalmente. Este mensaje se genera debido que Windows XP no tiene el imaging instalado de forma predeterminada y posteriormente se debe adicionar para que el Digitalizador OrfeoScan funcione correctamente.
En ese mensaje se da Aceptar y se termina la instalación del digitalizador.
6. Configuración del archivo conf.ini
Se debe verificar el archivo conf.ini para determinar la ruta donde se encuentra el aplicativo, si está diferente se debe modificar. Se debe dejar el campo ?DEPENDENCIA? por defecto, por ejemplo:
"C:\IMGSSPD\","DEPENDENCIA","\\172.16.0.51\orfeo\orfeoScan", "NORMAL", "1"
Si la carpeta IMGSSPD queda en una ubicación diferente a C:\ ésta debe modificarse en el archivo, por ejemplo D:\IMGSSPD.
De igual forma el número de la dependencia debe ser modificado de acuerdo a la cual realiza dicha digitalización incluyendo las direcciones territoriales.
Para la configuración de la aplicación será:
NORMAL: Digitalización de documentos de entrada, salida, memorandos, resoluciones (-5) generadas.
Res: Resoluciones especiales (Secretaria General)
7. Ejecución de la aplicación
Se debe ingresar por el ejecutable: OrfeoScan38.jai.exe y a continuación solicita usuario y contraseña, ésta es la de Orfeo y puede ingresar si tiene los permisos de digitalización habilitados.
Nota:
Si el equipo es utilizado por diferentes usuarios que realizan procedimientos de digitalización e impresión de stickers; se recomienda crear un acceso directo de OrfeoScan38.jai.exe en la ruta ''C:\Documents and Settings\All Users\Escritorio'' y en ''C:\Documents and Settings\All Users\Menú Inicio\Programas\Orfeo 3.8'', con el fin que cuando se cambie de sesión de un usuario a otro no se pierda el acceso a la aplicación.
En Windows XP se genera el siguiente error al ejecutar la aplicación:
Como se describió anteriormente este mensaje se genera debido que Windows XP no tiene el imaging instalado de forma predeterminada y posteriormente se debe adicionar para que el Digitalizador OrfeoScan funcione correctamente.
Para corregir este inconveniente, del recurso compartido \\apolo\OFICINA_INFORMATICA\Public\DIGITALIZA\Inst-Orfeoscan3.8 se copia la carpeta comprimida scanner(Imaging).
Se descomprime el archivo scanner (Imaging) en el equipo, puede ser en C:\.
Al descomprimir la carpeta ejecutar el archivo install.bat.
A continuación aceptar los mensajes que se generan.
De esta manera cuando se ejecute el digitalizador se abrirá la aplicación sin ningún problema.
8. Instalación y configuración de la impresora Datamax
8.1.Instalación
Una vez realizado el procedimiento anterior descrito, se procede a instalar la impresora DATAMAX, la cual se debe conectar de acuerdo con las instrucciones del manual del fabricante. Se asume que el montaje de la banda de impresión y la conexión eléctrica y de datos hacia el computador es correcto.
En el panel de control carpeta impresoras, Agregar impresora.
En esta parte quitar la marcación de Detectar e instalar mi impresora Plug and Play automáticamente.
Seleccione el puerto de la impresora dependiendo si es paralelo o es usb.
Dar clic en Utilizar disco
La ubicación de los controladores se encuentran en la ruta: \\apolo\OFICINA_INFORMATICA\Public\DIGITALIZA\datamax\Seagull.
Si el puerto de la impresora a configurar es paralelo los controladores a utilizar son:
\\apolo\OFICINA_INFORMATICA\Public\DIGITALIZA\datamax\Seagull\Da tamax for 95, 98, me, 2000, and xp.inf.
Si el puerto de la impresora a configurar es usb los controladores a utilizar son:
\\apolo\OFICINA_INFORMATICA\Public\DIGITALIZA\datamax\Seagull\usbprint.inf
El modelo a seleccionar en cualquiera de los dos casos usb o paralelo es DatamaxE-4203.
Se deja el nombre de la impresora como está por defecto y se deja predeterminada.
En caso de ser utilizada solamente por un solo equipo la impresora no se deja compartida.
Se continúa con la instalación al salir el mensaje de firma digital.
8.2.Configuración de los parámetros de la impresora Datamax
Para que los stickers sean impresos correctamente con toda la información respectiva y dentro del área de impresión se debe configurar el tamaño de los mismos.
En panel de control - Impresoras, ubicándose en las propiedades de la Datamax.
Se ubica en la pestaña General, Preferencias de impresión.
En la pestaña Preparar Pagina - Material - Nombre - editar, se ingresa para editar el tamaño de los stickers.
Verificar que el tamaño queda como se muestra en la pantalla, clic en aplicar y aceptar.
Se debe configurar de igual forma el tamaño en la pestaña Avanzadas - Valores predeterminados de impresión.
En la pestaña Preparar Página - Material - Nombre - editar, se ingresa para editar el tamaño de los stickers.
Verificar que el tamaño queda como se muestra en la pantalla, clic en aplicar y aceptar.
En la pestaña Seguridad, agregar Usuarios autenticados y marcar todas las opciones.
Ingresar a la pestaña Herramientas - Driver - Driver Options.
En la pestaña Administration marcar la opción Clients have independent driver settings, aplicar y aceptar.
Nota: Si el equipo donde se instala la impresora lo usan diferentes usuarios, para cada perfil de usuario se deben configurar los parámetros indicados en el documento ya que tales parámetros no se mantienen al cambiar de una sesión de usuario a otra.
9. Instalación y configuración de la impresora Zebra
A continuación se especifica el procedimiento de instalación y configuración de la impresora Zebra para impresión de stickers del digitalizador. Hay que tener en cuenta que la impresora Zebra solo se conecta por cable usb al equipo y de acuerdo con las instrucciones del manual del fabricante. Se asume que el montaje de la banda de impresión y la conexión eléctrica y de datos hacia el computador son correctos.
9.1.Instalación
Los controladores para la instalación de la sticketera Zebra se encuentran en la ruta:\\apolo/Instaladores/IMPRESORA_CODIGO_BARRAS_ZEBRA\setup.
Ejecutar el setup y seleccionar el modelo de la impresora TLP 2844-Z y dar clic en Install Software - Windows Drivers.
Seleccionar el lenguaje que aparece en la imagen.
Seleccionar de Manufactures: ZEBRA ZPL, y de Printers el modelo: Zebra TLP2844-Z.
Se continúa con la instalación al salir el mensaje de firma digital.
Se deja el nombre de la impresora como está por defecto y se deja predeterminada.
Se hace la configuración del tamaño de stickers con el asistente que se ejecuta, el tamaño a configurar es 4.00'' x 1.00'' y se dejan los demás parámetros como se muestran a continuación.
Se finaliza la instalación y configuración del asistente.
9.2.Configuración de los parámetros de la impresora Zebra
Para que los stickers sean impresos correctamente con toda la información respectiva y dentro del área de impresión se debe configurar el tamaño de los mismos.
En panel de control - Impresoras, ubicándose en las propiedades de la Zebra.
Se ubica en la pestaña General - Preferencias de impresión.
Verificar que en Paper Size el tamaño esté en 4.00'' x 1.00''.
Se debe configurar de igual forma el tamaño en la pestaña Avanzadas - Valores predeterminados de impresión.
Verificar que en Paper Size el tamaño esté en 4.00'' x 1.00''.
En la pestaña Seguridad, agregar Usuarios autenticados y marcar todas las opciones.
Si se tienen en cuenta estas configuraciones con cada una de las sticketeras no se debe tener ningún inconveniente cuando se realice la impresión de stickers.
10. Errores frecuentes en OrfeoScan
El scanner funciona bien si las imágenes son escaneadas, es decir, mientras en el programa se visualice cada hoja escaneada; si se llega a presentar otro error en el envío de las imágenes al servidor como no puede crear fila en el servidor es porque la bodega de datos está llena en el servidor de Orfeo, en este caso por favor comunicarse con el área de soporte.
Si no existe la carpeta del año o la subcarpeta con el código de la dependencia las imágenes son escaneadas pero no se puede enviar la imagen al servidor y aparecerá un error 64 por lo que el proceso de digitalización no termina con éxito.
Se presenta error con el scanner si en el momento de escanear la imagen en el programa de Orfeoscan sale: error del escaner o de su controlador, en este caso se verifica que el scanner este prendido y con el botón en verde. En caso de estarlo y persistir el error se de apagar el equipo y el scanner, una vez apagados ambos prender el scanner y esperar hasta que éste quede con el botón en verde y luego prender el equipo, se hace con el fin que al prender el equipo detecte el scanner.
Si se presenta el error de la imagen se deben comunicar con soporte para que revisen por base de datos, ya que este error se genera cuando están redigitalizando una imagen, en este caso la base de datos no permite duplicar información, por lo tanto genera el error. Cuando llamen se debe indicar el número del radicado para que sea ubicado, eliminado y se pueda scanear el documento nuevamente.
11. Para tener en cuenta en OrfeoScan y funcione adecuadamente el digitalizador
Asegurarse diariamente que en el directorio de trabajo local del disco C:\ ó D\: según sea el caso con el nombre IMGSSPD se borren las imágenes que ya fueron escaneadas durante el día y ya están en el servidor.
Los archivos que deben borrarse a diarios son los que aparecen en cada una de las subcarpetas de los años, es decir los .tif, que tienen los números de radicados escaneados durante el día.
