2.4. Estructura General Módulo Radicación
Consiste en capturar la información básica de todos los documentos que son recibidos, remitidos hacia las dependencias y/o generados por la Entidad, a los cuales se le asignará un número de radicado, y este a su vez, será quien lo identifique dentro de los diferentes trámites de la Entidad.
Salida: Este proceso consiste en crear un registro nuevo y/o poder anexar una respuesta o comunicación a un destinatario. O si tiene en su poder un documento cuyo trámite requiere la generación de otro (una respuesta a oficio, un requerimiento de información, una remisión de información ó cualquier otro tipo de documento) que deba ser radicado como de salida.
Entrada:Consiste en capturar la información básica de todos los documentos que son recibidos en la Entidad a los cuales se le asignará un número de radicado. La opción de radicación de entrada son asignadas por permisos a los usuarios establecidos, que conforman el Grupo de Correspondencia.
Memorandos Las Comunicaciones Oficiales Internas corresponden al conjunto de documentos generados por las diferentes dependencias de la Entidad en desarrollo de sus funciones con destino interno. La opción de radicación de memorandos son asignadas por permisos a los usuarios establecidos.
Resolución Con el propósito de facilitar la numeración y fechado automático de resoluciones, se implementó el módulo de Radicación de Resoluciones, permitiendo realizar este procedimiento de manera automática. La opción de radicación de resoluciones son asignadas por permisos a los usuarios establecidos.
Rad FaxProceso realizado para crear un registro nuevo, de la documentación recibida por este medio, recepcionado en gestión documental para darle tramite tramite como radicado e iniciar los procesos necesarios a la solicitud.
MasivaProceso realizado para crear un registro nuevo, de la documentación recibida por este medio, recepcionado en gestión documental para darle tramite tramite como radicado e iniciar los procesos necesarios a la solicitud.
Asociar ImágenesA través de esta opción se asocia la imagen de un documento radicado interno o carta con la firma original, en el proceso del sistema.