No obstante el interesante desarrollo que tuvo el sistema, es pertinente aclarar que el desarrollo de Orfeo se orientó principalmente a ofrecer nuevas funcionalidad a los usuarios, pero que tales desarrollos se realizaron sin considerar una serie de aspectos técnicos necesarios en un proyecto de gran escala. Considerando que el sistema no había sido pensado inicialmente para manejar un gran número de usuarios, transacciones, documentos, funcionalidades, reglas y condiciones de seguridad, así como el no contar con una arquitectura que fuese escalable, hacen que hoy día las labores de mantenimiento del sistema y la realización de ajustes demanden una gran cantidad de tiempo y recursos.

Con base en lo anterior, las necesidades o situación problema que se ha identificado en la actualidad en el sistema de gestión documental ORFEO, incluye:

• Deficiencia en la generación de los consecutivos de los radicados durante la radicación de uno o más documentos.

• Lentitud en consultas debido a como está construido el modelo de datos y como está desarrollada la aplicación.

• No hay una separación clara entre los componentes del sistema (interfaz de usuario, lógica de negocio y persistencia) lo que dificulta la realización de cualquier mantenimiento.

• Incremento en los costos asociados a la infraestructura debido al alto consumo de recursos físicos. Actualmente, depende de un servidor con especificaciones muy altas para garantizar su correcto funcionamiento.

• Alto nivel de dependencia (acoplamiento) : no existen módulos sino funcionalidades lo que adiciona complejidad al proceso de crecimiento y adaptabilidad de la herramienta a las necesidades de la organización.

• Bajo grado de estandarización: no se cumplen estándares de programación.

• No usa un framework de desarrollo que apoye la abstracción de funcionalidades básicas dentro de un aplicativo web.

• Modelo de datos sin el debido mantenimiento ya que existen tablas y campos que no se utilizan, faltan relaciones entre algunas tablas que permitan asegurar la consistencia de los datos.

• Documentación pobre y desactualizada. El conocimiento depende de pocas personas lo que dificulta la divulgación para manejo, soporte y/o mantenimiento.

• El modelo de datos no contempla un modelo flexible de seguridad que incorpore el concepto de Roles y Usuarios.

• Gran dificultad para incluir nuevas reglas de acceso a funcionalidades asociadas a parámetros como: dependencia, características del documento (visibilidad, estado, tipo, ...etc).

• Las labores de mantenimiento del sistema, la realización de ajustes demandan una gran cantidad de tiempo y recursos.

• Dificultad para integrar el sistema actual de Orfeo con otras aplicaciones.

• Duplicidad de los registros de las personas naturales y jurídicas en la base de datos del sistema de gestión documental.

• Dificultad para realizar modificaciones de los parámetros básicos en cumplimiento de las normas sobre gestión documental.