La reingeniería del sistema de gestión documental ORFEO tendrá en cuenta las funcionalidades que actualmente existen en la Superintendencia y mantendrá la misma licencia libre (GNU/GPL). El producto esperado de la reingeniería del sistema de gestión documental debe tener las siguientes características generales.

• El sistema debe contar con aquellos módulos y funcionalidades que permitan la efectiva gestión documental de la Superservicios.
• El sistema no incluye el desarrollo de módulos particulares para la gestión de procesos o flujos de trabajo. Pero en su diseño se debe permitir la fácil integración con otros sistemas de apoyo a la gestión por procesos, que se encuentren disponibles en el mercado o mediante software Open Source o software libre.
• El sistema contempla el manejo de las tablas de retención documental y de otros factores de acuerdo a los lineamientos de Archivo General de la Nación, que colaboran con el desarrollo de la gestión documental en entidades gubernamentales.
  
• El desarrollo de la reingeniería del sistema de gestión documental Orfeo se tiene proyectado en dos fases, la fase 1 comprende los módulos básicos de un sistema de gestión documental que puede ser compartido con otras entidades del estado. Por su parte, la fase 2 comprende funcionalidades dentro del proceso de gestión documental, requeridas para completar el ciclo de vida de los documentos y facilitar las labores para los distintos actores del sistema. La información contenida en este sitio cubre esencialmente las características para la fase 1. No obstante lo anterior, para cumplir con las necesidades de la entidad y completar los requisitos del sistema de gestión documental, es necesario realizar y culminar la fase 2.
• El producto de la fase 1 se podrá entregar al administrador del sistema de gestión documental, que podrá ser utilizado por las Entidades que no cuenta con un Sistema de Gestión Documental. El Producto resultante de la fase 2 será entregado al administrador del sistema de gestión documental quien podrá utilizarlo para satisfacer las necesidades de las demás Entidades haciendo los ajustes particulares según sea el caso.

A continuación se relacionan los módulo para cada una de las fases.