Teniendo en cuenta las debilidades identificadas en el sistema de gestión documental ORFEO, es claro que la Entidad debe buscar los mecanismos para enfrentar nuevos retos que le permitan superar las expectativas de los ciudadanos y mejorar la efectividad de las labores de vigilancia y control sobre los prestadores de servicios públicos a través de un efectivo manejo documental soportado en un sistema de gestión documental robusto, escalable, fácilmente actualizable y mantenible.

Por lo anterior y considerando la experiencia de la Entidad en el desarrollo del proyecto Orfeo, se propone realizar para la vigencia 2010 y 2011 un rediseño del actual sistema el cual debe permitir superar las debilidades identificadas. El desarrollo de este proyecto, en sus 2 fases, traerá entre otros, los siguientes beneficios tanto para la Superservicios, como para otras entidades del Estado:

Beneficios para los usuarios externos del sistema de gestión documental de la Superservicios:

• Brindar información oportuna sobre el estado de sus trámites.
  
• Mejorar el tiempo en los procesos de radicación de documentos.
  
• Módulos más intuitivos para la realización de trámites vía web.

Beneficios para los usuarios internos del sistema de gestión documental de la Superservicios:

• Aumentar los niveles de satisfacción de los usuarios del sistema.
  
• Brindar información confiable y oportuna para mejorar los procesos existentes.
  
• Proveer un esquema parametrizable de seguridad basado en usuarios, roles, grupos, y permisos que garantice la confidencialidad y privacidad de los documentos que se administran en el sistema.
  
• Mejorar el rendimiento del sistema de manera que se tenga mejores tiempos de respuesta en las transacciones y consultas de información.
  
• Contar con una herramienta más estable que ofrezca mayor continuidad del servicio.

Beneficios para la Oficina de Informática de la Superservicios:

• Mejorar la mantenibilidad del producto a través de la implementación de una arquitectura de software basada en patrones de diseño.
  
• Facilitar la creación o modificación de módulos o funcionalidades a través de la extensibilidad de los objetos de negocio involucrados en diseño de arquitectura del sistema de gestión documental.
  
• Brindar una forma ágil y modular que permita que otras aplicaciones puedan usar la lógica de negocio del sistema de gestión documental a través de servicios.

Beneficios para otras Entidades que usan el sistema de gestión documental Orfeo:

• La Superintendencia compartirá con las demás entidades, el sistema de gestión documental de la Superintendencia (estable, modular, mantenible y robusto), producto de la reingeniería.
  
• Disponer de una documentación completa de los componentes del sistema como (base de datos, casos de uso, manuales de instalación, manuales técnicos, manual de usuario) con lo cual podrán administrar fácilmente su sistema y realizar ajustes particulares propios de la misión de cada una de las Entidades.
  
• Disponer de un sistema que por ser multiplataforma, puede adaptarse a la infraestructura técnica (hardware, bases de datos, servidores de aplicaciones) de cada una de las Entidades.

Beneficios para las Entidades que han solicitado la instalación de Orfeo:

• Adicional a los beneficios señalados para el grupo anterior, las entidades que no cuentan con un sistema de gestión documental tendrán una menor dependencia de terceros para realizar la instalación del sistema.
  
• Los procesos de aprendizaje y adaptación al nuevo sistema se facilitarán gracias a la disponibilidad de una documentación amplia y completa.

Beneficios para el administrador del sistema de gestión documental una vez se ha desarrollado el sistema:

• Una vez finalice la fase 1 del desarrollo que comprende los módulos básicos, el administrador podrá instalar el sistema en las Entidades que por primera vez van a instalar Orfeo, con las adecuaciones particulares, según sea el caso.
  
• Al disponer de un código y arquitectura organizada podrá visualizar los efectos de los nuevos requerimientos en el desempeño del sistema.
  
• Facilitar las labores de desarrollo, administración y soporte centralizado.