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Subsistema de
Control Estratégico
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Avances
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El Subsistema de Control Estratégico se encuentra
en un rango de implementación y mantenimiento de 98.7/100
teniendo en cuenta la escala de valoración definida por el
Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) y su
interpretación se ubica en el rango de CUMPLIMIENTO. Se destacan
de manera especial los componentes de Direccionamiento
Estratégico y Administración de Riesgos con un 100/100 y el
componente de Ambiente de Control con un 95.24/100, de acuerdo
con el compromiso manifestado por la Alta Dirección en la
realización y ejecución de proyectos para el fortalecimiento
del Sistema de Control Interno y la adopción y mantenimiento del
Sistema de Gestión de Calidad.
A través de
capacitaciones se ha venido sensibilizando a los funcionarios
sobre la interiorización de instrumentos como el Código de Buen
Gobierno y el Código de Ética, permitiendo el cumplimiento de
la orientación estratégica y organizacional de la entidad, así
como el efectivo desarrollo de los procesos y procedimientos
asociados, dando con ello plena aplicabilidad, en materia de
autocontrol, al Sistema Integrado de Gestión y Mejora (SIGME).
La SSPD tiene diseñado y documentado el mapa de riesgos
por procesos donde se evidencia la definición de controles. Se
tiene formulada la política de administración de riesgos, la
cual define los lineamientos y pautas para la administración
adecuada de los riesgos por cada proceso; es así como de acuerdo
con los resultados arrojados en la vigencia 2009 a través de
diferentes mecanismos de evaluación y control, se pudo
determinar que los riesgos identificados, analizados y valorados
en los procesos, han permitido conservar el grado de exposición
del riesgo en una zona de riesgo bajo.
Es de anotar que
el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales en la
vigencia 2009 se logró, permitiendo garantizar de forma
articulada, la función administrativa de la entidad definida en
la Ley 142 de 1994 y el Decreto 990 de 2002.
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Dificultades
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Se observaron algunas debilidades en el manejo y
control de registros y documentos, que indica la participación
de los servidores en el desarrollo de los procesos y
procedimientos asociados, a través de la falta de utilización
permanente de los formatos establecidos en el Sistema Integrado
de Gestión y Mejora (SIGME).
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Subsistema de
Control de Gestión
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Avances
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El puntaje obtenido en el Subsistema de Control de
Gestión arroja un resultado de mantenimiento y mejora de
100/100. En la escala de valoración su interpretación es la
máxima posible: CUMPLIMIENTO. Se está dando pleno cumplimiento
a la política de operación, adoptada mediante Resolución No
SSPD 200813000036805 del 22 de agosto de 2008, por medio de la
cual se establece el mapa de procesos, la política de calidad,
los objetivos de calidad y se modifica el manual de
procedimientos de la Superintendencia de Servicios Públicos
Domiciliarios.
Los mecanismos de control son efectivos y
plenamente identificados, tanto en el mapa de riesgos como en el
mapa de procesos y procedimientos asociados, ubicándolos en un
nivel óptimo en relación con los elementos de autoevaluación y
autogestión establecidos en el Modelo Estándar de Control
Interno, dando con ello plena aplicabilidad al Sistema Integrado
de Gestión y Mejora -SIGME, establecido en la entidad. La
Superintendencia a través de la herramienta Strategos efectúa
seguimiento y control del Plan Estratégico y el Plan Anual de
Gestión de las diferentes dependencias y cuenta con un mapa de
indicadores que permite medir el comportamiento de factores
críticos que afecten la ejecución de los procesos y de manera
automática controlar el grado de avance y logro de los objetivos
y metas establecidos a través del cumplimiento de indicadores
tanto de eficacia, eficiencia como de efectividad.
La
Entidad cuenta con una infraestructura informática sólida y
diferentes Sistemas de Información que le permiten soportar su
gestión y transformar la información primaria, resaltando el
Sistema Único de Información (SUI) que acopia y procesa la
información de los prestadores de servicios públicos, buscando
la calidad y seguridad de la información, así como apoyar a los
organismos de control y regulación con el suministro de
información.
Con el ánimo de automatizar de manera
progresiva los trámites correspondientes a la función
específica de la entidad, así como de ejecutar los procesos
mediante los cuales se ejerce vigilancia a las empresas de
servicios públicos y atender de manera efectiva y eficiente las
solicitudes de los ciudadanos en cuanto a prestación de
servicios, se tiene establecido el Sistema de Gestión Documental
ORFEO, diseñado y desarrollado por parte de la Oficina de
Informática de la Superintendencia.
Igualmente, se
manejan aplicaciones internas que constituyen el sistema de
aplicaciones de apoyo misional, como Investigaciones,
Sancionados, Cobro Coactivo, Base Jurídica Documental, Sistema
de Gestión de Calidad, Presupuesto, Nómina, Finanzas y otras.
Estas aplicaciones se encuentran integradas formando entre sí un
sistema coherente. Actualmente la entidad se encuentra
interconectada a través de datos, voz y vídeo facilitando la
intercomunicación entre nivel central y direcciones
territoriales.
Con el fin de hacer presencia
institucional en las diferentes regiones del país, dentro del
componente de información y difusión de información
institucional, normatividad, publicaciones, eventos, entre otros,
se encuentra la página Web de la SSPD
http://www.superservicios.gov.co/home/web/guest/inicio;
página
de Intranet http://intranet.admin.gov.co/intranet/index.jsp;
programas de comunicación pública, entre los cuales se destaca,
la rendición de cuentas a la ciudadanía tanto de las áreas
misionales como de apoyo; realización de 17 Vigilancias
Itinerantes, mediante las cuales se abren espacios de
concertación, con la confluencia de diferentes actores que
intervienen en el sector de los servicios públicos, como:
usuarios, prestadores, entidades territoriales, órganos de
control, comisiones de regulación y la misma Superintendencia.
Sobresalen los programas de Semilleros de Vocales de Control y
Vocalitos de Control, proyecto manejado por la Dirección General
Territorial.
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Dificultades
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Se evidenció que las oportunidades de mejora
identificadas en el Subsistema de Control de Gestión están
relacionadas con el grado de pertinencia de los indicadores, ya
que estos fueron diseñados a finales del 2008, y si bien resulta
adecuada la estructura de los indicadores, se requiere trabajar
en el diseño y construcción de indicadores de impacto,
especialmente en los procesos de contenido misional.
En
el aplicativo de Strategos es necesario fortalecer el sistema de
alertas y validación de la información.
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Subsistema de
Control de Evaluación
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Avances
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El Subsistema de Evaluación se encuentra en un
rango de implementación y mantenimiento de 92.86/100 en la
escala de valoración y, su interpretación se ubica en el rango
de CUMPLIMIENTO. Se destacan los componentes de Autoevaluación y
Evaluación Independiente con un grado de implementación del
100/100. Dentro del elemento de autoevaluación del control y
autoevaluación de la gestión, cada dependencia participa dentro
del Plan Estratégico al cumplimiento de los objetivos y metas
institucionales y para tal efecto elabora Planes Anuales de
Gestión, ingresando las actividades al sistema Strategos, lo
cual le permite realizar una evaluación mensual de lo
programado. Cada dependencia tiene asignadas sus funciones y los
procedimientos que le aplican tienen definidos puntos de control
para el desarrollo efectivo de sus funciones.
El rol de
evaluador independiente de la Oficina de Control Interno y las
evaluaciones realizadas por los entes de control, han permitido
el desarrollo de auditorias oportunas que contribuyen a la
retroalimentación y mejoramiento de la gestión. Es así como la
Contraloría General de la República conceptuó con opinión
limpia y favorable la gestión y resultados de las actividades
misionales, procesos y actividades auditadas y la opinión sobre
los Estados Contables consolidados, feneciendo la cuenta de la
vigencia 2008. De otra parte, la Oficina de Control Interno
cumple con la elaboración y presentación del Informe Ejecutivo
Anual del Sistema de Control Interno en cada vigencia y en
cumplimiento de las funciones asignadas, realiza auditorías
internas de gestión a los procesos en forma sistemática.
Resultado de las auditorías externas, la Entidad ha
suscrito Planes de Mejoramiento con la Contraloría General de la
República, los cuales viene cumpliendo a través de la
implementación y ejecución de las acciones correctivas. A
dichos planes se les realiza seguimiento por parte de la Oficina
de Control Interno y la Contraloría General, los cuales se
presentan en los términos previstos por el Ente de Control
Fiscal.
Con la ejecución del Plan Anual de Gestión de
la Oficina de Control Interno, una vez realizadas las
evaluaciones, se presentan los informes respectivos a las
dependencias objeto de auditoría y al representante legal de la
entidad. Producto de este elemento de control se suscriben planes
de mejoramiento por procesos con el área responsable,
evidenciando una mejora en los mecanismos de control dispuestos
por cada proceso y área involucrada, mejorando notablemente los
procesos institucionales misionales y de apoyo, de suerte que se
redujeron las observaciones de la Oficina de Control Interno en
las auditorias de gestión en relación con la vigencia 2008.
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Dificultades
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Las oportunidades de mejoramiento del Subsistema de
Control de Evaluación radican en el componente Planes de
Mejoramiento Individual, entre otras razones porque se evidencia
la falta de una normatividad específica por parte del
Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), ya
que dichos Planes Individuales están en principio asociados a la
evaluación del desempeño laboral, pero tal situación desconoce
a todos los provisionales y a aquellos de libre nombramiento y
remoción distintos a los que ocupan cargos de gerencia pública.
No hay claridad ni una metodología sobre la manera de
desarrollar los planes de mejoramiento individual, dadas las
restricciones previamente señaladas.
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Estado general del
Sistema de Control Interno
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Teniendo en cuenta la consolidación de los
resultados de las encuestas de Autoevaluación por Componente y
Evaluación Independiente diligenciadas directamente en el
aplicativo MECI desarrollado por el Departamento Administrativo
de la Función Pública (DAFP), por el Representante de la Alta
Dirección para MECI (Jefe Oficina Asesora de Planeación) y el
Jefe de la Oficina de Control Interno, respectivamente, los
resultados de las auditorias realizadas en el transcurso del año
en cumplimiento del Programa Anual de Auditorias de la OCI 2009 y
verificadas las evidencias documentales sobre la existencia y
desarrollo de cada uno de los elementos del sistema, se concluye,
que el estado general del Sistema de Control Interno de la
Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios es del
97.78%, ubicándolo en el máximo rango dentro de la escala de
interpretación de calificación entre 90 y 100%, resultado que
evidencia un nivel de CUMPLIMIENTO en cuanto a la implementación
y mantenimiento del Modelo Estándar de Control Interno (MECI).
Es de anotar que el organismo ICONTEC mantuvo el
Certificado de Gestión de la Calidad GP 086-1 y SC5945-1 con las
normas NTC GP1000:2004 e ISO 9001:2008 a la Superintendencia de
Servicios Públicos Domiciliarios, de conformidad con el informe
de auditoria de diciembre de 2009.
Por lo anteriormente
expuesto, se resalta la existencia de transversalidad y
correlación de sus elementos y componentes en el Sistema
Integrado de Gestión y Mejora (SIGME).
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Recomendaciones
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Una vez evaluado el nivel de adecuación y
mantenimiento del Modelo Estándar de Control Interno - MECI y el
Sistema de Gestión de Calidad en la Superintendencia de
Servicios Públicos Domiciliarios, la Oficina de Control Interno
concluye que se ha logrado mantener los principios y lineamientos
de los dos sistemas y, adicionalmente, se evidencia mejoras
significativas con respecto al año 2008. De continuarse con esta
tendencia se lograría una madurez en el Sistema Integrado de
Gestión y Mejora (SIGME) y como consecuencia de esto, la
recertificación planeada para el año 2011 del organismo
ICONTEC.
Se recomienda a la Oficina Asesora de
Planeación, que en la vigencia 2010 se desarrollen
capacitaciones a todos los funcionarios de la SSPD en relación
con el uso y aplicación de los formatos e instrumentos
establecidos en el Mapa de Procesos, así como a la importancia
de los controles de los registros establecidos en el SIGME.
Si
bien durante la vigencia 2009, se pudo establecer el grado de
pertinencia de los indicadores, se recomienda a la Oficina
Asesora de Planeación que para la vigencia 2010, se trabaje en
el diseño, construcción y fortalecimiento de indicadores de
impacto, especialmente en los procesos de contenido misional.
Continuar con los procesos de capacitación y
sensibilización sobre el rol que cumplen los servidores públicos
dentro del Sistema de Control Interno de acuerdo con lo
consagrado en el artículo 2 del Decreto 1599 de 2005.
Incluir
en los programas de inducción y reinducción las bases
conceptuales sobre el Sistema de Control Interno MECI y la
importancia del mismo; esto con el fin de buscar una mayor
comprensión y aplicación por parte de los servidores públicos
de todos los niveles, los conceptos de autoevaluación del
control y la autoevaluación de la gestión.
Socializar
en los servidores públicos de la entidad los conceptos teóricos
del decreto No. 4485 de Noviembre de 2009, por medio del cual se
adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública NTCGP 1000:2009, con el fin de tener claridad
en cuanto a la armonización de dicha norma con el Modelo
Estándar de Control Interno MECI.
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